จัดเก็บเอกสารด้วยตู้รางเลื่อนอย่างไรให้เพิ่มผลกำไรในองค์กร

        จัดเก็บเอกสารด้วยตู้รางเลื่อนอย่างไรให้เพิ่มผลกำไรในองค์กร

สร้างระบบจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ ด้วยตู้เก็บเอกสารรางเลื่อน

           
           หลาย ๆ ครั้งในองค์กรที่เราทำงาน มักจะเต็มไปด้วยเอกสารหลากหลาย ทั้งสำคัญมากและสำคัญน้อยแตกต่างกันไป แต่จะทำอย่างไรให้เราเก็บข้อมูลที่มีอยู่อย่างเป็นระบบ ดังนั้นตู้รางเลื่อน ตู้เก็บเอกสารแบบรางเลื่อน จึงมีจำเป็นอย่างยิ่งในการจัดเก็บเอกสารขององค์กร เพื่อเวลาต้องการใช้ข้อมูลส่วนใด ก็จะสามารถค้นหาได้ง่ายดาย

วิธีการจัดเก็บเอกสารในองค์กรด้วยตู้รางเลื่อน

  • สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระเบียบ เชื่อถือได้ 

            ขั้นตอนแรกในการจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสาร คือ การสร้างระบบจัดเก็บเอกสาร ซึ่งระบบนี้จะเป็นวิธีการที่คุณใช้ในการจัดเก็บเอกสารของทั้งแผนกหรือทั้งองค์กร โดยกระบวนการนี้คล้ายกับการวางโครงสำหรับบ้านใหม่กันเลยทีเดียว หากคุณต้องการให้มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้งานง่าย เก็บเอกสารได้นาน สะดวก และเป็นมาตรฐาน

            คุณสามารถเลือกสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารเป็นแบบทั่วไปหรือแบบละเอียดก็ได้ตามที่คุณต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างระบบที่ซับซ้อนหรือเข้าใจยาก เพื่อจัดระเบียบแฟ้มของคุณให้ดูค้นหาได้ง่ายขึ้น สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ คุณต้องสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่เชื่อถือได้ สามารถค้นหาแฟ้มได้อย่างสะดวกและง่ายดาย โดยเป็นศูนย์รวมของเอกสารที่ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบในตู้เก็บเอกสาร

            ตู้เก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบมักจะเสียเวลาค้นหาเอกสารที่ต้องการ เป็นเรื่องปกติที่พนักงานจะเก็บไฟล์ไว้ในลิ้นชักตู้เก็บเอกสารอย่างยุ่งเหยิง สิ่งนี้ถึงจำเป็นหกต้องให้พนักงานเหล่านี้จัดระเบียบตู้เก็บเอกสารแบบรางเลื่อนให้เรียบร้อย ก่อนที่จะพบเอกสารที่จำเป็น ตู้เก็บเอกสารที่ที่เป็นระเบียบ สะอาด จะช่วยให้ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว เพื่อให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารมากนัก และสามารถเพิ่มผลผลิตให้องค์กรได้สูงสุด

            ใดก็ตามที่คุณสร้างระบบการจัดเก็บเอกสาร เมื่อนั้นคุณกำลังสร้างระบบจัดเก็บเอกสารขึ้นมาเพื่อตัวคุณเองในอนาคต คุณควรจะสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้โดยง่ายดาย และไม่มีปัญหาใด ๆ วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบตู้เก็บเอกสาร คือการจัดระเบียบไฟล์ตามลำดับตัวอักษร เพราะจะทำให้คุณสามารถเปิดลิ้นชักตู้เก็บเอกสารและดูไฟล์ที่จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบจาก A ถึง Z อาจจะเรียงตามชื่อลูกค้า หรือชื่อโครงการทั้งหมดของบริษัทก็ได้

    - เมื่อคุณต้องการสร้างระบบการจัดเก็บเอกสาร อย่าลืมถามคำถามเหล่านี้ก่อนจัดทำระบบ
    - ตู้เก็บเอกสารของฉันจะถูกใช้งานในลักษณะไหน?
    - ฉันจะเก็บไฟล์ประเภทใดไว้ในตู้เก็บเอกสาร?
    - ระบบการจัดเก็บแบบง่ายหรือซับซ้อนแบบไหนที่จะเหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณ
    - ตู้เก็บเอกสารควรจะถูกเก็บไว้ที่ไหน?

  • หมั่นทำรายการชื่อแฟ้มเอกสาร 

            การสร้างรายการชื่อแฟ้มเอกสารที่จะจัดเก็บไว้ในตู้รางเลื่อนแบบมือผลัก ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดของคุณได้ด้วยการดึงกระดาษและปากกาออกมา แล้วเริ่มเขียนรายชื่อแฟ้มเอกสารที่จะเรียงเข้าไปในตู้ของคุณ โดยเริ่มจากจดชื่อแฟ้มเอกสารที่คุณต้องการรวมไว้ในตู้เก็บเอกสาร โดยคุณสามารถดูตัวอย่างเอกสารที่ใกล้เคียงเพื่อช่วยในการระบุประเภทของแฟ้มเอกสารที่คุณต้องการสร้าง ยกตัวอย่าง เช่น หากคุณกำลังจัดตู้เก็บเอกสารตามชื่อบริษัทของลูกค้าอยู่ คุณอาจสร้างรายการชื่อแฟ้มตามชื่อบริษัทของลูกค้าก็ได้

  • สร้างชื่อแฟ้มเอกสารที่ชัดเจนและกระชับ

            ควรสร้างชื่อแฟ้มเอกสารที่ชัดเจนและรัดกุม ชื่อแฟ้มเอกสารควรอธิบายเอกสารที่อยู่ภายในแฟ้มเอกสารอย่างชัดเจน หากคุณต้องการเห็นชื่อแฟ้มเอกสารและเข้าใจสิ่งที่อยู่ภายในแฟ้มเอกสารโดยไม่ต้องเปิดแฟ้มเอกสารและมองเนื้อหาภายใน

            ในขณะที่คุณกำลังพัฒนาชื่อแฟ้มเอกสาร คุณต้องพยายามอย่างเต็มที่ เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างชื่อแฟ้มเอกสารที่ซ้ำกัน แฟ้มเอกสารประเภทนี้อาจทำให้เกิดปัญหามากมายในระบบการจัดเก็บ แฟ้มเอกสารที่ซ้ำกันสร้างปริมาณงานให้คุณเพิ่มเป็นสองเท่า ทำให้คุณต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ในการค้นหาแฟ้มเอกสารที่หายไป เมื่อคุณยืนยันรายชื่อแฟ้มเอกสารครั้งสุดท้ายแล้ว คุณสามารถจัดระเบียบชื่อแฟ้มเอกสารตามระบบการจัดเก็บของคุณได้

            พนักงานที่มีตู้เก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบมักจะเสียเวลาค้นหาเอกสารที่ต้องการ เป็นเรื่องปกติที่พนักงานจะเก็บไฟล์ไว้ในลิ้นชักตู้เก็บเอกสารอย่างยุ่งเหยิง สิ่งนี้ต้องการให้พนักงานเหล่านี้สับเปลี่ยนเอกสารจำนวนมากก่อนที่จะพบเอกสารที่จำเป็น เวลาที่เสียเวลาไปกับการตรวจสอบเอกสารอาจถูกใช้ไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

            ตู้เก็บเอกสารแบบรางเลื่อนที่สะอาดเป็นทางเลือกที่เป็นระเบียบและรวดเร็ว เพื่อให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารและสามารถเพิ่มผลผลิตให้สูงสุด

  • เตรียมแฟ้มเอกสารและแฟ้มแขวน

            คุณจะต้องเริ่มเตรียมแฟ้มเอกสารและแฟ้มแขวนจำนวนมาก แล้วเริ่มติดป้ายชื่อตามรายการที่คุณเตรียมไว้ด้านบน คุณสามารถติดป้ายกำกับไฟล์ด้วยวิธีไหนก็ได้ที่สามารถมองเห็นชื่อแฟ้มได้ชัดเจน การติดป้ายกำกับด้วยดินสอทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขรายการ

            คุณจำเป็นต้องใช้เวลาในการเตรียมแฟ้มเอกสารและแฟ้มแขวน คุณคงไม่อยากสร้างแฟ้มเอกสารชื่อซ้ำกันหรือติดป้ายชื่อผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ

  • สามารถเก็บแฟ้มเอกสารที่เป็นส่วนตัว และเป็นความลับไว้ในตู้เก็บเอกสารได้

            ตู้เก็บเอกสารคุณภาพสูง จะได้รับการออกแบบพร้อมตัวล็อคและผลิตด้วยวัสดุระดับพรีเมียม เพื่อปกป้องแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มแขวนของคุณให้อยู่ในตู้จัดเก็บเอกสารได้นาน ไม่เสียหาย

  • เพิ่มสีสันให้กับตู้จัดเก็บเอกสาร แฟ้มเอกสาร และป้ายชื่อแฟ้ม

            การใช้สีที่สดใสแลดูกระฉับกระเฉงกับระบบการจัดเก็บของคุณก็สามารถทำให้ห้องเก็บเอกสารหรือตู้รางเลื่อนของคุณดูสว่างขึ้นได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแฟ้มเอกสารและส่วนต่าง ๆ เป็นตัวหนา มีสีเดียว เพื่อให้สามารถแยกความแตกต่างของประเภทเอกสารออกจากกันได้

            ภายในแต่ละส่วน คุณอาจใช้เฉดสีที่คล้ายกันสำหรับหมวดหมู่ย่อยได้ เพื่อไม่ให้สีหมดเพื่อใช้ภายในระบบการจัดเก็บของคุณ นอกจากการติดป้ายชื่อแฟ้มแล้ว การเขียนรหัสด้วยปากการสีก็ช่วยให้ระบุแต่ละส่วนได้ง่าย

  • ใช้กล่องเก็บของจัดเก็บเอกสารเมื่อห้องเอกสารแน่น

            เอกสารจะเริ่มเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อเวลาผ่านไป และบางครั้งห้องจัดเก็บเอกสารก็ไม่เพียงพอสำหรับเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณ คุณอาจใช้กล่องเก็บหนาจัดเก็บเอกสารที่เหลือแทนได้ โดยอาจจะเลือกใช้กล่องกระดาษแข็งแบบคลาสสิคและภาชนะพลาสติกที่ทันสมัย โดยระบบจัดเก็บเอกสารของคุณสามารถใช้กับกล่องที่มีขนาดเล็กได้ เพียงจัดเก็บแฟ้มแขวนในแนวนอนและติดป้ายชื่อติดไว้

  • ใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิตอล

            ตอนนี้เราอยู่ในยุคเทคโนโลยี เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในที่สุดที่คุณจะย้ายเอกสารทั้งหมดของคุณไปยังระบบการจัดเก็บเอกสารทางออนไลน์ คุณยังสามารถเก็บเอกสารฉบับพิมพ์ได้ แต่การย้ายไปยังระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลจะช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มาก เอกสารอยู่ในที่เดียวกันและยังสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์พกพาเกือบทุกชนิด โดยการเตรียมพร้อมสำหรับการสแกนเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดของคุณ ซึ่งอาจต้องใช้เวลาในการสแกน แต่อย่างไรก็ตามเมื่อสแกนเอกสารฉบับนั้นแล้ว คุณจะสามารถแชร์สำเนาไฟล์ให้กับใครก็ได้ที่ต้องการ โดยหลังจากสแกนเอกสารควรจะดำเนินการจัดเรียงไปยังหมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดเก็บเอกสารในองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากถ้าจัดเก็บเอกสารเรียงหมวดหมู่ได้ดี ก็จะช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายเมื่อต้องการใช้ และยังปกป้องเอกสารให้ไม่เก่า ฉีดขาด หรือสูญหายได้อีกด้วย

        เมื่อเห็นประโยชน์ของระบบการจัดเก็บเอกสารในองค์กรด้วยตู้รางเลื่อนกันแล้ว อย่ารอช้า Peemac บริการระบบจัดเก็บเอกสารด้วยตู้รางเลื่อน พร้อมจำหน่ายตู้รางเลื่อน ตู้เก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสารแบบรางเลื่อนชุดมาตรฐานและรับออกแบบตู้รางเลื่อนตามความต้องการ ด้วยประสบการณ์เฉพาะด้านตู้รางเลื่อนกว่า 30 ปีช่วยให้องค์กรลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บ


สอบถามข้อมูล

Tel : 02-8103635

E-Mail: peemachiate@yahoo.com

Line: peemac_009

Facebook: ตู้รางเลื่อน

 

Visitors: 536,606